Checkliste für Social Media Manager

Wer als Social Media Manager arbeitet, darf sich hin und wieder Sätze anhören, wie: „Wie lange kann das bisschen posten denn schon dauern? Sie haben dann sicher noch Kapazitäten für andere Aufgaben“ oder „So viel Zeit kann man für diese Social Media doch nicht brauchen“. Unternehmen, die gerade mit ihren Social Media-Aktivitäten starten oder am Anfang stehen, können sich oft nicht vorstellen, dass ein zielführender, erfolgreicher Social Media-Auftritt mehr als nur ein paar Stunden Arbeit täglich erfordert. Eine Infografik von Sprout Social gibt Aufschluss, dass die Social Media nicht nur eine Tätigkeit für zwischendurch oder für wechselnde Praktikanten sind.

Um die Profile strategisch und operativ auf dem aktuellen Stand zu halten, sind eine und in größeren Unternehmen mehrere Vollzeitkräfte notwendig. Social Media erfordert tägliche Arbeit, Aufmerksamkeit, Dialog und Empathie für den Nutzer, der durch den Auftritt von dem Angebot überzeugt und als Kunde gewonnen werden kann.

Ihre Fachkräfte, egal ob intern oder extern, sollten also stets über die neuesten Ereignisse in der Branche auf dem Laufenden sein, mit den Interessenten auf den ausgewählten sozialen Netzwerken kommunizieren, Blog-Posts vorbereiten, veröffentlichen und vermarkten, die Social Media-Strategie anpassen und ach ja mehr als hin und wieder auf den Plattformen posten. Das sind aber nur einige ausgewählte Beispiele aus der Checkliste, die ich weiter unten für Sie zur Ansicht eingefügt habe. Warum diese täglichen, wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Aufgaben eines Social Media-Managers so essentiell für Ihre gute Reputation in den Social Media sind, möchte ich Ihnen nachfolgend erläutern.

Checkliste für Social Media Manager
Quelle: Sprout Social

Tägliche Aufgaben eines Social Media-Managers

Kundenservice: Die Social Media werden immer häufiger als Kanal genutzt für Kundenanfragen, -wünsche und -beschwerden. Sie können sich sicher vorstellen, wie der Kunde oder der Interessent darauf reagiert, wenn der Social Mediam Manager in Vertretung des Unternehmens unzureichend, zu spät oder gar überhaupt nicht antwortet.

Monitoring und Reporting: Die Social Media werden von Unternehmen immer häufiger als Frühwarnsystem bei sich anbahnenden Krisen oder zum Kennenlernen der Kunden genutzt. Um den Überblick zu behalten ist ein Monitoring-Tool zu empfehlen, das über die Vorgänge in den Social Networks und dem gesamten Web informiert. Die Web-Schreibfeder nutzt dafür das Social Media- und Web-Monitoring-Tool Echobot. Es durchsucht die wichtigsten Online-Seiten sowie soziale Medien nach ausgewählten Suchbegriffen in Echtzeit. Mit Hilfe wöchentlicher Reports und Alerts am selben Tag im Krisenfall können wir schnell auf Ereignisse reagieren und gemeinsam Handlungsempfehlungen entwickeln.

Kontaktaufnahme treuer Kunden: Social Media-Aktive sollten auch die Kunden herausfinden, die Ihrem Unternehmen bereits positiv gesonnen sind. Diese sollten davon überzeugt werden, dass sie Ihre Produkte und Leistungen hin und wieder positiv erwähnen. Das nennt man Mund zu Mund-Marketing. Nur wird es hier in größerem Stil betrieben. Schließlich erreicht ein Post eines Fans eine hohe Anzahl neuer Interessenten und wenn nur einige davon diesen gut finden und teilen, wirkt sich das wie ein Schneeballsystem aus. Bedenken Sie aber dabei, dass dasselbe auch für negative Beiträge von Fans gilt. Dazu empfehle ich, dass Sie sich in meinem Beitrag „15 Trends im Social Media Marketing für Unternehmen“ Punkt Nr. 9 zu Gemüte führen.

Finden und ansprechen von potentiellen Kunden: Diese Aufgabe resultiert aus dem zuvor angesprochenen Monitoring. Es geht darum, die User zu filtern, die bereits über Ihre Marke oder Ihre Leistung sprechen und diese auf ungezwungene Weise zu einer Kommunikation zu bewegen. So fühlen sich die Nutzer vom Unternehmen wertgeschätzt und können in einen Lead verwandelt werden.

In der Branche auf dem Laufenden bleiben: Die Recherche nach neuen Themen, Innovationen und Ereignissen in der Social Media-Branche ist essentiell für einen Social Media-Manager. Gerade in dieser schnelllebigen Branche ist es für ihn und auch für Ihr Unternehmen wichtig, am Ball zu bleiben. Nur so können Sie auf teilweise täglich kommende neue Vorgänge, beispielsweise die neue Facebook Messaging-Funktion, reagieren und werden davon nicht überrollt.

Planen und editieren des Social Media-Redaktionskalenders: Jede Plattform, auf der Content veröffentlicht wird, sollte in einen Redaktionskalender integriert werden, um einen Überblick über die anstehenden Themen zu behalten und Ideen für Leerphasen zu entwickeln. So auch in den Social Media. Bedeutsam ist, dass Ihr Mitarbeiter Schnittstelle zu den Abteilungen Marketing, Kommunikation, Vertrieb und Kundenservice ist, stets ein offenes Ohr für interessante Themen hat und diese in die Social Media-Sprache übersetzt.

Beiträge in den Social Media veröffentlichen: Um die Fans und Follower über die neuesten Produkte/Leistungen, interessante und unterhaltsame Blog-Artikel und Neuigkeiten Ihres Unternehmens zu informieren, formuliert der Social Media Manager Beiträge für die unterschiedlichen Plattformen. Diese wurden zuvor in einer Social Media-Strategie festgelegt (dazu später mehr). Um die aktuellen und neue Nutzer zu erreichen, sollten im Unternehmen die Gegebenheiten des Kanals bekannt sein, d.h. wie oft sollte man auf dem jeweiligen Kanal Beiträge absetzen und zu welchen Zeiten werden sie von den interessanten Nutzern gelesen. Auch hierfür kann ein Social Media Monitoring-Tool genutzt werden. Sie sollten aber beachten, dass Ihr Unternehmen weder zu häufig noch zu wenig in den Social Media vertreten ist. Sprout Social rät in seiner Infografik zu dem folgenden Social Media-Engagement:

Drei bis sechs Mal am Tag auf Twitter:

Jeden Tag werden auf Twitter rund 500 Millionen Tweets gesendet. In dieser Masse sollte Ihr Unternehmen nicht untergehen. Deshalb sollten Sie mindestens drei Mal täglich twittern.

Ein bis zwei Mal am Tag auf Facebook:

Viele Unternehmen wählen Facebook als einzigen Social Media-Kanal. Oft wird dann mehrmals täglich gepostet. Zu häufig im Newsfeed der User aufzutauchen, kann aber dazu führen, dass sie „Gefällt mir nicht“ klicken. Darum gilt: Maximal zwei mal am Tag einen Post. Das reicht.

Zwei bis dreimal auf Google+:

Dasselbe gilt für Google+. Jedoch sollte Ihr Social Media Manager bei diesem Social Network im Kopf haben, dass die Beiträge gerne in der Google-Suche auftauchen. Ein Post oder mehr als bei Facebook kann sich positiv auf Ihre Suchmaschinenoptimierung auswirken.

Ein bis drei Mal auf Instagram/Pinterest:

Ihr Unternehmen verfügt über aufsehenerregende, schöne Bilder der Produkte, Mitarbeiter oder Services? Dann machen Sie in diesen Bilder-Netzwerken ein bis drei Mal am Tag darauf aufmerksam.

Ein bis zwei Mal auf LinkedIn und Xing:

Bei LinkedIn und Xing sollten Unternehmen darauf achten, dass diese Portale vorrangig dafür genutzt werden, Kontakte und Beziehungen zu knüpfen. Gleichzeitig sollten Beiträge auf der Unternehmensseite und in verwandten Gruppen veröffentlicht werden, um interessante Kontakte und Fachkräfte auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen.

Über Produkte und Leistungen informieren: Ihre Fachkraft für Social Media sollte sich stets über die neuesten und aktuellen Produkte und Services Ihres Unternehmens informieren, damit sie Ihre Fans in den sozialen Medien darauf hinweisen oder auf Anfragen schnell reagieren kann. Diese Arbeit kann ihr abgenommen werden, wenn die zuständigen Abteilungen proaktiv auf sie zukommen. Dafür sollte den Mitarbeitern im Unternehmen die Relevanz der Tätigkeit des Social Media Managers aufgezeigt werden. Denn oft ist auch der Belegschaft noch nicht klar, wieso der Betrieb jetzt jemanden benötigt, „der hin und wieder postet“. 😉

Konkurrenz beobachten: Wenn Ihre Mitbewerber ebenfalls in den Social Media aktiv sind, sollte jemand dies monitoren. Schließlich wollen Sie doch auch auf diesem Feld besser sein als Ihre Konkurrenz. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nicht nur der Auftritt der anderen kopiert, sondern ein völlig neues Konzept für Ihre Social Media-Bühne erstellt wird.

Blog-Beiträge planen, verfassen und veröffentlichen: Der Social Media-Verantwortliche verbreitet Ihre Neuigkeiten. Wieso sollte er also nicht daran beteiligt sein, diese zu verfassen. Denn er weiß, was beim Social Media-Publikum ankommt, bleibt auf dem Laufenden, was Ihr Unternehmen angeht, und kann möglicherweise sein Spezialwissen einbringen. Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Sie einen Blog planen und umsetzen? Dann klicken Sie doch einfach auf folgenden Artikel: „Strategische & operative Schritte für einen Unternehmensblog

Wöchentliche Aufgaben eines Social Media-Managers

Kommunikation mit Markenbotschaftern: Sie sind der Schlüssel zum Erfolg im Web. Das Ziel sollte deshalb sein, diese Personen zu gewinnen, die im Social Web eine hohe Anzahl an Followern und Aufmerksamkeit generieren. Wenn diese Ihre Marke hin und wieder positiv erwähnen, überzeugt das potentielle Kunden viel mehr als eine teure Werbemaßnahme. Aber um eine Beziehung mit diesen sogenannten Influencern herzustellen, müssen Sie auf sie eingehen, die richtige Ansprache ist essentiell. Es reicht nicht, diese mit Massenmails zu versorgen. Sie wollen individuell vom Unternehmen wahrgenommen werden. Eine regelmäßige Kommunikation mit einem direkten Ansprechpartner des Unternehmens ist dafür Voraussetzung.

Zusammenarbeit mit Marketing-Fachleuten: Ihr Social Media-Manager sollte mindestens einmal wöchentlich nach interessanten Partnern Ausschau halten, mit denen Ihr Unternehmen neue Aufmerksamkeit generieren kann, z.B. durch Webinare oder Gast-Beiträge. Es liegt in seinem Aufgabenbereich, solche Beziehungen zu finden und zu pflegen.

Teilnahme an Team-Konferenzen: Ich habe bereits erwähnt, dass Ihre Fachkraft über alles informiert sein sollte. Unabdingbar ist es deshalb, dass sie an den Meetings des Teams teilnimmt oder an Veranstaltungen des Unternehmens. Schließlich könnte sich dabei eine spannende Story für einen oder mehrere Posts ergeben. Falls Sie ein eigenes Social Media-Team beschäftigen, sollten in einer wöchentlichen Runde mögliche oder künftige Themen abgesprochen werden.

Social Media-Analyse: Mindestens einmal wöchentlich sollte die Social Media-Kraft ein detailliertes Reporting für die Führungsspitze erstellen. Darin sollten nicht nur die Vorgänge sondern auch mögliche Handlungsempfehlungen enthalten sein.

Mitarbeiter als Fans gewinnen: Ihre besten Markenbotschafter sind Ihre eigenen Mitarbeiter. Aufgabe ist es daher, Social Media-affine Kollegen zu finden und diese davon zu überzeugen, den Inhalt auf Ihren Social Media-Seiten zu teilen oder im besten Fall proaktiv positive Posts zu veröffentlichen. Auch hier profitieren Sie dann von Mund zu Mund-Marketing. Wie Sie Ihre Mitarbeiter dafür gewinnen können, lesen Sie hier: „Employer Branding: Was Ihre Mitarbeiter wollen

Monatliche Aufgaben eines Social Media Managers

Anpassung der Social Media-Strategie: Es gibt ein tolles neues Netzwerk auf dem Markt, auf dem sich Zielgruppe bewegt. Oder Sie haben herausgefunden, dass Ihre Fans lieber Videos ansehen als Text mit Bild-Beiträge. Dann sollte Ihr Social Media Manager die Social Media-Strategie Ihres Unternehmens anpassen. Weil damit meist ein hoher Zeit-Aufwand verbunden ist, sollte er sich dieser Aufgabe einmal im Monat widmen. Die regelmäßige Analyse des Marktes, der Ereignisse in der Social Media-Branche, die Kommunikation mit Interessenten und Partnern und viele der vorangegangenen Schritte sind dafür Voraussetzung.

Teilnahme an (lokalen) Events: Auch wenn Ihre Fachkraft vor allem online tätig ist, muss Sie auch mal raus in die große weite Welt und an Veranstaltungen der Branche teilnehmen. Dort kann sie sich mit anderen Social Media-Gesellen austauschen, neue Kenntnisse gewinnen und Networking betreiben. Außerdem ist es empfehlenswert – wenn auch nicht unbedingt jeden Monat – Ihrem Mitarbeiter zu gewähren, Seminare, Konferenzen und Messen zum Thema zu besuchen, damit er sich weiterbilden kann und über die Trends am Ball bleibt.

Vierteljährliche Aufgaben eines Social Media Managers

Überprüfen der Key Performance Indikatoren: Wie hat sich Ihr Unternehmen in den letzten drei Monaten in den Social Media gemacht, wie viele neue Fans konnten gewonnen werden, wie hoch ist die Conversion-Rate? Diese und mehr Fragen kann Ihr Social Media Manager nach rund dreimonatiger Arbeit beantworten. Aus dem regelmäßigen Monitoring gespeist von Kunden-Daten aus Ihrem Unternehmen kann die Entwicklung und Zielerreichung beurteilt werden und eventuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Neue Ziele definieren: Auf Basis dieser Daten sollten neue Ziele für das kommende Vierteljahr gesetzt werden.

Wird Unterstützung benötigt? Vorausgesetzt Ihre Social Media-Aktivitäten sind von dem Erfolg gekrönt, der erzielt werden sollte, könnten Sie und Ihre Fachkraft darüber nachdenken, zusätzliche Manpower ins Unternehmen zu holen.

Egal, ob Sie sich dafür entscheiden, einen Social Media Manager anzustellen oder einen externen Dienstleister zu beauftragen, diese Person hat in jedem Fall in Ihrem Job wie jede andere Fachkraft viele fordernde Aufgaben. Ich hoffe, dass konnte ich Ihnen mit diesem Artikel aufzeigen. Und falls Sie dabei Unterstützung benötigen, bin ich gerne bereit, Ihnen bei Ihren Social Media-Aktivitäten zur Seite zu stehen. Ich freue mich über jeden neuen Kontakt!

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